W ostatnich latach rynek konferencji przeżywa prawdziwy rozkwit. Każda renomowana firma uczestniczy w spotkaniach branżowych oraz chce organizować swoje zgromadzenia. Przygotowanie wartościowej konferencji to duże przedsięwzięcie, jednak liczba oraz jakość korzyści zdecydowanie rekompensują poświęcony czas oraz środki finansowe. Na jakie profity możemy liczyć po udanym spotkaniu?

Budowanie wizerunku

Zorganizowanie merytorycznej konferencji to doskonała okazja na zaprezentowanie się w szerszym środowisku. Bardzo ważne będzie dotarcie zarówno do specjalistów z naszej branży oraz zadbanie o nagłośnienie wydarzenia w mediach. Udane spotkanie pozwala na budowanie prestiżu firmy i wykreowanie jej jako lidera w swojej dziedzinie.  W roli prelegentów warto wyznaczyć pracowników wysokiego szczebla oraz kilku specjalistów z zewnątrz. Nasi koledzy wykażą się wiedzą tematyczną i charyzmą, będą wizytówką profesjonalizmu firmy. Warto także zaprosić do prezentacji osoby, które nie są  bezpośrednio związane z naszym przedsiębiorstwem. To mogą być wysoko wykwalifikowani specjaliści z branży, którzy podniosą wartość konferencji swoją obecnością oraz ciekawym wystąpieniem. Organizowanie zgromadzenia jest doskonałą okazją do zaprezentowania usług lub produktów. Cała konferencja może być skupiona wyłącznie na tym zakresie działalności firmy, jeśli niedawno zaistnieliśmy na rynku lub mamy innowacyjną usługę do zaoferowania. Jednak w sytuacji, gdy chcemy zorganizować konferencję ogólnobranżową, to warto pamiętać o budowaniu świadomości marki na każdym kroku. Utworzenie stoiska wystawienniczego, rozdawanie gadżetów i materiałów reklamowych to znakomite pomysły na szerszą prezentację oferty.

Ciekawym pomysłem jest również przeprowadzenie kilku konkursów dla uczestników konferencji, gdzie nagrodami mogą być rabaty na usługi firmy i drobne upominki. Trzeba pamiętać o medialnej oprawie całego przedsięwzięcia. Powinniśmy zaprosić wpływowych dziennikarzy do udziału w konferencji. Przed planowanym wydarzeniem oraz po zakończeniu spotkania nie zapominajmy o wysłaniu zwięzłych informacji do prasy. Jeśli chcemy wyróżnić się jako nowoczesne przedsiębiorstwo, to należy pomyśleć o transmitowaniu konferencji na żywo(np. na stronie firmowej), a po zakończeniu zgromadzenia opublikować kilka filmików i zdjęć w internecie.

Nowe kontakty

Na liście gości powinniśmy przede wszystkim umieścić kilkadziesiąt wpływowych osób – potencjalnych i obecnych klientów. To ci ludzie będą głównymi adresatami całego przekazu. Organizowanie konferencji daje możliwość zdobycia nowych kontaktów biznesowych. Jeszcze na etapie planowania wydarzenia mamy okazję wejścia w dialog z przyszłymi konsumentami. Warto poświęcić dużo uwagi na przygotowanie listy odbiorców e-maili oraz telefonów z zaproszeniami na imprezę. Już w tym momencie możemy zaproponować dodatkowe udogodnienia lub rabaty dla firm lub potencjalnych klientów, na których nam szczególnie zależy. W ten sposób niektórzy odbiorcy po raz pierwszy dostaną informację o naszych usługach. Przerwy między przemówieniami oraz spotkanie po konferencji często są ważniejsze dla organizatora niż przemowy. W trakcie luźnych rozmów z uczestnikami pracownicy naszej firmy mogą dotrzeć z ofertą do nowego grona klientów oraz poznać specjalistów z branży i osoby decyzyjne w dużych przedsiębiorstwach. Warto na tę okazję przygotować wizytówki oraz broszury firmowe.
Na etapie planowania konferencji należy przemyśleć sprawę przechowywania otrzymanych danych kontaktowych do nowych osób. Po spotkaniu należy wysłać e-maile z krótkim podsumowaniem wydarzenia do wszystkich uczestników. A dla osób wykazujących chęć nawiązania współpracy trzeba przygotować specjalną ofertę (np. 15% zniżki z tytułu udziału w imprezie).

Podtrzymanie

Przy kompletowaniu listy gości na tak ważne wydarzenie firmowe jakim jest konferencja, nie powinniśmy zapominać o zaproszeniu stałych i ważnych klientów. Podczas takiego wydarzenia mamy możliwość zaproponowania im dodatkowych usług. Każde kolejne spotkanie to również okazja do zacieśnienia relacji oraz podtrzymania dobrych kontaktów.  Konferencje często służą jako wymiana doświadczeń, źródło ciekawej wiedzy. W efekcie tego typu spotkania dają możliwość zaprezentowania kompetencji pracowników firmy. Uczestnicy w równym stopniu będą oceniali główną część wydarzenia, jak i spotkania kuluarowe przy kawie. W tym celu trzeba wybrać reprezentatywną grupę pracowników, którzy będą nawiązywać relacje z uczestnikami konferencji. Warto oddelegować zarówno osoby komunikatywne (konsultantów) oraz ludzi decyzyjnych (np. kierowników pionów).

Podsumowanie

Zorganizowanie profesjonalnego szkolenia przynosi wiele korzyści organizatorowi. Przede wszystkim pozwala zbudować pozytywny wizerunek firmy wśród wpływowych uczestników wydarzenia oraz w mediach. Ponadto pozwala bezpośrednio dotrzeć do grupy nowych klientów i potrzymać cenne relacje biznesowe.