Sala konferencyjna to znacznie więcej niż pomieszczenie. To, jak wygląda, jak jest wyposażona i gdzie umiejscowiona, może w znacznym stopniu wpłynąć na powodzenie organizowanego w niej wydarzenia – niezależnie od tego, czy jest to konferencja, szkolenie, wykład, czy innego rodzaju spotkanie. Dowiedz się, na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniej sali konferencyjnej.
Po pierwsze – lokalizacja
To jeden z ważniejszych aspektów. Szybkie spotkanie pomiędzy kontrahentami lub jednodniową konferencję warto zorganizować tam, gdzie każdy z uczestników będzie mógł szybko i wygodnie dojechać. W tym przypadku najlepiej stawiać na centra miast, upewniając się jednocześnie, że wybrany obiekt dysponuje odpowiednią ilością miejsc parkingowych. Jeśli sala konferencyjna ma być jednak potrzebna podczas dłuższego eventu, warto postawić na atrakcyjną lokalizację poza miastem. Konferencje, szkolenia i inne podobne wydarzenia coraz częściej odbywają się w malowniczo położonych kompleksach umożliwiających nie tylko owocną pracę i poszerzanie swoich horyzontów, ale także relaks po zakończeniu oficjalnej części spotkania. Wysokiej klasy obiekt konferencyjny zapewni komfortową bazę noclegową i profesjonalne zaplecze konferencyjne, ale nie tylko. Warto postawić na miejsce dysponujące również bazą gastronomiczną oraz dodatkowymi atrakcjami (np. SPA).
Po drugie – odpowiedni rozmiar
Nie ma nic gorszego niż wydarzenie biznesowe zorganizowane w pomieszczeniach o nieodpowiednich rozmiarach. Za mała sala konferencyjna nie pomieści wszystkich chętnych lub znacząco obniży ich komfort, przez co wydarzenie zostanie odebrane jako nieprofesjonalnie zorganizowane. Zbyt wiele osób na małej przestrzeni ograniczy też ilość świeżego powietrza, co wpłynie na pracę ich umysłów i już na wstępie wywoła zniechęcenie. Jednak również za duże pomieszczenie to nienajlepszy pomysł. Duża ilość wolnej przestrzeni przy negocjacjach lub rozmowach biznesowych stwarza niepotrzebny dystans. Z kolei wolne rzędy krzeseł w przypadku prelekcji czy szkolenia sugerują małe zainteresowanie jego tematem i obniżają poziom skupienia wśród uczestników.
Po trzecie – wyposażenie
Profesjonalnie zorganizowana konferencja lub innego rodzaju spotkanie biznesowe wymaga też odpowiedniego wyposażenia sali. Zarówno szkolenia, jak i negocjacje praktycznie nie odbywają się już bez użycia nowoczesnych technologii, dlatego do podstawowych elementów, które powinny być obecne w obiekcie, należą:
- rzutnik lub innego rodzaju sprzęt audiowizualny,
- komputer,
- mikrofon i odpowiednie nagłośnienie,
- funkcjonalne oświetlenie,
- dostęp do szybkiego internetu.
Istotnym dodatkiem będą też np. automatyczne rolety umożliwiające zaciemnienie pomieszczenia podczas prezentacji audiowizualnej czy też klimatyzacja wpływająca na komfort uczestników niezależnie od warunków panujących na zewnątrz. Jeżeli planowane spotkanie ma trwać dosyć długo, warto zwrócić też uwagę na wygodę mebli. Szczególnie konstrukcja krzeseł może mieć znaczenie podczas przedłużających się wystąpień albo rozmów.