Regularne uczestnictwo w konferencjach to codzienność wielu pracowników dużych firm i korporacji. Będąc jedynie ich słuchaczem, zwykle nie masz trudnego zadania. Co innego, kiedy okazuje się, że to Ty masz wygłosić prelekcję czy wykład lub poprowadzić prezentację. Jeżeli nie masz doświadczenia w podobnych wystąpieniach, może to być ogromny stres. Dowiedz się, co zrobić, aby go ograniczyć i dobrze wypaść w roli prelegenta.

Po pierwsze – dobre przygotowanie

Wszyscy bliscy twierdzą, że masz „gadane” i umiałbyś sprzedać nawet lód Eskimosom, uznajesz więc, że do tematu swojego wystąpienia podejdziesz spontanicznie? A może uznajesz, że na żmudne przygotowania brak Ci czasu? Oba te założenia są błędne. Dogłębne przygotowanie to coś, bez czego nie można nawet myśleć o udanym wystąpieniu publicznym. Do tego zagadnienia warto podejść systematycznie, a więc kolejno:

• stworzyć temat, abstrakt (streszczenie) i konspekt prezentacji,
• opracować treść i scenariusz wystąpienia,
• przygotować pomoce audiowizualne,
• przećwiczyć wygłaszanie prezentacji, prelekcji itp.

Ważne, aby zarówno treść, jak i forma wystąpienia była dostosowana do słuchaczy. Na początku warto również określić jej cel. To ułatwi konstruowanie wypowiedzi i pomoże zadecydować, które informacje są najważniejsze. To bardzo istotne, szczególnie jeśli prezentacja jest ograniczona czasowo. Warto pamiętać o zachowaniu struktury wypowiedzi, by nie błądzić chaotycznie po wątkach. Każda prezentacja powinna mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Najlepiej oceniane są wystąpienia przekazujące konkretne, jasne komunikaty, dlatego warto pewne sprawy upraszczać, tak aby ułatwić ich odbiór. Podczas ćwiczeń zadbaj też o to, by wypowiedź była dynamiczna i zawierała odpowiednie pauzy.

Wykorzystaj nowoczesne pomoce

Twoi odbiorcy zdecydowanie lepiej skupią się na przekazywanych treściach, jeśli będą towarzyszyć im stosowane obrazy. Współcześnie konferencje odbywają się w nowoczesnych obiektach, nie ma więc problemu z wyświetleniem filmu, obrazów czy też innych materiałów audiowizualnych i multimedialnych. Przedstawiasz dane liczbowe? Zobrazuj je wykresem lub tabelą, a łatwiej zostaną zapamiętane i zrozumiane. Każdy przekaz będzie jednak bogatszy, jeśli zostanie uzupełniony o odpowiednią reprezentację wizualną, ponieważ zdecydowana większość ludzi to tzw. wzrokowcy. Zamiast multimediów możesz wykorzystać flipchart, jeśli to ułatwi Ci wyjaśnienie pewnych kwestii.

Uwierz w to, co mówisz

Słuchacze znacznie lepiej odbierają przekazywane treści jeśli wierzą, że sam prelegent jest nimi zainteresowany. Mówiąc z pasją, utrzymasz uwagę odbiorców i znacznie lepiej przekażesz swoją wiedzę. Gdy dobrze przećwiczysz swoją mowę, również skupienie się na bezpośrednich reakcjach publiczności nie powinno sprawić Ci trudu. Jeżeli nadal się stresujesz, postaraj się wcześniej odwiedzić salę, w której będziesz występować, by upewnić się, że wszystko jest tak, jak należy (chodzi tu przede wszystkim o kwestie techniczne). Przed samym wyjściem przed publikę warto wziąć kilka głębokich oddechów i napić się wody. Przygotuj sobie małą „ściągę” z kolejnymi punktami prezentacji, która pomoże Ci wrócić na właściwy tor, jeśli coś Cię rozproszy i nie zapomnij o uśmiechu oraz kontakcie wzrokowym z słuchaczami.