Każde ważne wydarzenie biznesowe posiada ustalony plan, którego należy pilnować. Jakie tricki warto zastosować, żeby uczestnicy spotkania wynieśli cenne informacje oraz zaangażowali się w prezentacje?

Stały harmonogram

Wartościowe konferencje są organizowane według sztywnych norm czasowych oraz zdarzeniowych. Na początku nie możemy pominąć ważnego punktu, jakim jest obowiązkowa rejestracja uczestników przed wejściem do budynku. Należy przemyśleć ten element, żeby ludzie nie musieli czekać pół godziny przed wejściem. Trzeba uruchomić kilka wejść, rozłożyć w czasie rejestrację (np. przez godzinę), wyznaczyć duże grono osób do identyfikacji gości oraz przygotować listy uczestników pogrupowane według porządku alfabetycznym. Następnie zgodnie z planem powinna mieć miejsce uroczysta inauguracja, przywitanie gości oraz słowo wstępu od gospodarza wydarzenia. Później będzie czas na prelekcje. W trakcie wystąpień należy zrobić krótką przerwę na poczęstunek i rozmowy w kuluarach. Po wszystkich prezentacjach warto przeprowadzić krótką ankietę zwrotną, dotyczącą konferencji i ogólnych wrażeniach. Na końcu powinno: być podsumowanie, zakończenie oraz zaproszenie do nieoficjalnych rozmów.

Należy przestrzegać tych punktów wydarzenia, ponieważ nakładają one płynną logikę zdarzeń. Bardzo ważny będzie również dobór prelegentów. Zaprosimy wyłącznie osoby z branży czy z różnych sektorów? Tylko pracownicy firmy czy również inni eksperci? Wybranie ustalonego scenariusza i charakteru konferencji pozwoli nadać jej kameralny lub szeroki zakres.

Efekt pierwszeństwa

Psychologowie dawno odkryli prostą zależność – zapamiętujemy pierwszą z wymienionych rzeczy. W skrócie można przedstawić to na prostym doświadczeniu: ktoś wymienia pięć nazw jednym ciągiem. Prawdopodobieństwo, że odbiorca zapamięta pierwszą z nich jest zdecydowanie wyższe niż, że będzie pamiętać trzecią czy czwartą. Jakie wnioski możemy wysnuć na tej podstawie? Nie marnujmy pierwszych chwil konferencji na podziękowania za przybycie lub ogłaszanie komunikatu czekania na spóźnionych. Zacznijmy zgodnie z czasem. Na początku musimy postawić: mocną tezę, radykalne stwierdzenie lub jakieś sprzeczne zdanie. Powinniśmy przykuć uwagę odbiorców lub lekko ich zaszokować. Dopiero później przejdźmy do krótkiego wyjaśnienia i podziękowania za przybycie. Zostawmy uczucie zaciekawienia w uczestnikach. Pozwólmy, żeby dopiero kolejne prelekcje wyjaśniły im początkową zagadkę.

Zaangażuj do działania

Uczestnicy przemówień często mają poczucie bierności. Spróbuj ich zaangażować, żeby byli bardziej skupieni na wystąpieniach. Przyjmij mieszaną formę prelekcji. Część z nich może mieć w swoim planie zadania do wykonania (np. krótkie polecenie do wypełniania na kartce), inne mogą składać się z dialogu z uczestnikami (np. zadawanie pytań, prośby o dzielenie się spostrzeżeniami). Korzystaj z multimediów: odtwarzaj prezentacje, pokazuj krótkie filmiki. Wystąpienia możesz przerywać konkursami. Jeżeli planujesz małą, kameralną konferencję, to warto przeprowadzić ją w formie warsztatów. Im bardziej uczestnicy są zaangażowani w przekazywane treści, tym więcej wynoszą ze spotkania i chętniej dzielą się swoimi uwagami. Musisz przełamać sztampowość, szukać oryginalnych rozwiązań, które wprowadzą efekt dynamiczności.

Powtarzaj do skutku

Nie możesz założyć, że efekt pierwszeństwa wystarczy. Musisz zastosować kilka tricków, żeby uczestnicy zapamiętali kluczowe treści. Najlepszą techniką będzie powtarzanie ważnych informacji. Ułóż jeden lub dwa slogany, które będą występować podczas każdej prelekcji. Wybierz również kilka słów kluczowych dla Twojej firmy. Umieść je w wielu miejscach na prezentacjach multimedialnych, na ulotkach i bannerach. Te wyrażenia będą budować wizerunek przedsiębiorstwa w wyobrażeniach odbiorców. Nie zapominaj także o dobraniu odpowiednich zawołań do działania. W tym celu zastanów się, co chciałbyś otrzymać po konferencji? Więcej osób zapisanych na newsletter/ 200 wykupionych nowych produktów/ 1000 dodatkowych e-maili w bazie? Wybierz najważniejsze cele i również umieść przekazy call to action w kluczowych miejscach.

Dobre zakończenie

Wiele osób najlepiej pamięta końcowe emocje i słowa po wyjściu ze spotkania. Dlaczego zakończenie jest tak ważne? Tutaj mamy do czynienia z kolejnym chwytem psychologicznym – tzw. efektem świeżości. Końcowe słowa, ostatni uśmiech, podanie dłoni na pożegnanie są najświeższymi przekazami, jakie do nas dotarły. Z tego powodu pamiętamy je najlepiej. Trzeba szczególnie skupić się na zaplanowaniu efektownego zakończenia. Warto na sam koniec wystąpienia umieścić zawołanie do działania. Po całej serii logicznych i psychologicznych argumentów, które uczestnik otrzyma podczas przemówień, łatwiej mu będzie podjąć pożądaną przez nas akcję. Zastosowanie zabiegu call to action w ostatnich słowach daje nam duże prawdopodobieństwo, że spora część uczestników zapisze się na newsletter czy kupi zaprezentowany produkt.