Imprezy firmowe są nowoczesną i efektywną formą integracji, a także nagradzania i motywacji pracowników. Na określenie tego typu imprez integracyjnych często używa się również pojęć, takich jak: wyjazd incentive, event firmowy lub wyjazd szkoleniowy. Dobrze zorganizowany i zrealizowany wyjazd integracyjny niesie za sobą nieocenione korzyści dla firmy, w tym podnosi entuzjazm i kreatywność ludzi – najważniejszego czynnika sukcesu każdej firmy.Jedną z najpopularniejszych i najbardziej skutecznych metod integracji pracowników i klientów jest organizacja eventów. W Polsce największą popularnością cieszą się świąteczne i rocznicowe imprezy firmowe. Dobrą okazją do nieformalnego spotkania pracowników może być również branżowa konferencja połączona z kolacją i częścią integracyjną.

Po co organizować imprezy firmowe?

Aby móc uznać imprezę firmową za udaną, trzeba przede wszystkim określić jej cel. Po co właściwie organizuje się tego typu spotkania? Pracodawcy najczęściej chodzi o integracje załogi, stąd też często mówi się wprost o imprezach integracyjnych. Innym celem takiego eventu może być wzrost identyfikacji pracowników z firmą, potrzeba poprawy wewnętrznej komunikacji, wzajemnego zaufania i atmosfery w pracy, zmotywowanie pracowników, dowartościowanie ich czy też nagrodzenie i podziękowanie pracownikom za zaangażowanie. Jasne określenie celu w oparciu o właściwie rozpoznane potrzeby, pomoże wybrać odpowiedni charakter imprezy, adekwatny do danej sytuacji. Po zdefiniowaniu celu i charakteru imprezy, można przystąpić do wyboru czasu i miejsca, w którym ma się ona odbyć. Na wybór odpowiedniego lokalu ma wpływ wiele różnych czynników, m.in. odległość od miejsca zamieszkania pracowników, odpowiedni do charakteru imprezy klimat miejsca, standard zakwaterowania, liczba dostępnych miejsc noclegowych, catering oraz możliwość organizacji atrakcji dodatkowych. Dla większości firm nie bez znaczenia jest także koszt organizacji imprezy w danym miejscu, w tym, poza cenami noclegów i wyżywienia, także koszty dojazdu czy odpowiedniego przygotowania uczestników (np. zakup sprzętu itp.).

Kolejnym etapem planowania firmowej integracji jest też zaplanowanie właściwego programu i przebiegu imprezy. Ważną zasadą przy ustalaniu szczegółów imprezy jest dostosowanie programu do zakładanego celu oraz zapraszanych gości. W obmyślaniu scenariusza należy uwzględnić przede wszystkim to, do kogo skierowany jest event, czyli zwrócić uwagę na strukturę płci i wieku w firmie, a także – w przypadku bardziej aktywnych eventów – przynajmniej pobieżnego określenia sprawności fizycznej uczestników.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że większość pracowników czuje się zobligowana do udziału w imprezie, a znaczna część wyjazdów i spotkań integracyjnych to krótkie, weekendowe imprezy, które odbywają się w prywatnym czasie pracowników. Dlatego też ważne jest dopasowanie atrakcji do oczekiwań współpracowników. Dobrym pomysłem może być przesłanie pracownikom ankiet na etapie planowania imprezy. Zapytanie wprost umożliwi zatrudnionym wypowiedzenie swojego zdania, co pozwoli na dopasowanie imprezy zgodnie z oczekiwaniami pracowników.

Jakie atrakcje dla kogo?

Ciekawym pomysłem na typowo integracyjną imprezę są np. różnego rodzaju aktywności sportowe. Zdrowe współzawodnictwo wzmacnia współpracę i zwiększa integrację pracowników, a także może wpłynąć na poprawę komunikacji w zespole. Z kolei impreza bez elementu rywalizacji może zbliżyć i zintegrować pracowników oraz sprawić, że pracownicy zaczną darzyć się większą sympatią, nie zważając na podział na działy czy grupy, poprawi się atmosfera pracy, a ilość konfliktów spadnie. Pracodawcom często zależy również na wzroście identyfikacji z firmą wśród pracowników. Ważne jest, aby pracownicy zwyczajnie ją lubili, ponieważ pracownik, który lubi swoją firmę jest żywą reklamą jej działalności. Dlatego też warto zadbać o to, aby podczas imprezy zburzyć na chwilę mur dzielący pracowników niskiego i wysokiego szczebla i nie tworzyć podziałów. Kierownictwo powinno np. siedzieć wraz z osobami, z którymi na co dzień pracuje niż jedynie we własnym gronie.

Gra warta świeczki

Wyjazd integracyjny powinien być imprezą specjalnie zaprojektowaną i przygotowaną pod kątem danej grupy. Ma on dostarczyć niezapomnianych i pozytywnych wrażeń w sposób na tyle umiejętny, aby zmotywować uczestników do bardziej aktywnej pracy. Powinien zadziałać jako bodziec stymulujący, który sprawi, że pracownicy będą się lepiej utożsamiać z firmą, lubić zarówno ją, jak i swoich współpracowników. Aby osiągnąć pożądane efekty, ważne jest zarówno ciekawe miejsce, gdzie odbędzie się impreza, jak i perfekcyjnie ułożony, dopasowany do danej grupy docelowej program. Zadowolony z wyjazdu pracownik to zarówno potencjał, jak i reklama, która może przynieść firmie niewymierne korzyści.