Dobrze zorganizowana konferencja czy kongres to skuteczne narzędzie komunikacji z rynkiem – zarówno w perspektywie PR-u, jak i marketingu oraz networkingu. Jeśli wrażenia będą pozytywne, można liczyć zarówno na wyższą rozpoznawalność i bardziej pozytywny wizerunek, jak i na nowe kontakty biznesowe. Szczególnie duży potencjał mają w sobie konferencje międzynarodowe. Sęk w tym, że trzeba je dopiąć na przysłowiowy ostatni guzik, by przełożyły się na sukces, a nie na porażkę.

Czym różni się organizacja konferencji krajowej od międzynarodowej i o co należy zadbać, by gości przyjąć bez żadnej wpadki? Oto kilka kluczowych elementów, na które należy zwrócić uwagę w każdym przypadku.

 

Po pierwsze: atrakcyjna tematyka

Jeśli planujesz spotkania na poziomie międzynarodowym, tematyka to jeden z najważniejszych elementów. By w ogóle przyciągnąć gości zza granicy, musisz im zaoferować szansę na ciekawą dyskusję. Innowacyjne technologie? Międzynarodowa współpraca przy realizacji projektu unijnego? To tylko dwa obszary tematyczne spośród tych, które dzisiaj budzą zainteresowanie. Ale możliwości jest znacznie więcej. Przyjrzyj się bliżej najnowszym trendom w Twojej branży, wybierz prelegentów, których z powodzeniem można określić ekspertami o światowej renomie, a potem zajmij się organizacją.

Po drugie: lokalizacja

Skoro zapraszasz gości z całego świata, pokaż im Polskę w innej niż stereotypowa odsłonie i udowodnij, że mamy do zaoferowania dużo zarówno gospodarczo, jak i krajobrazowo. Warto zatem wyjechać za miasto, ale do miejsca, do którego dotrzeć łatwo i które oferuje wiele atrakcji swoim gościom.

Dobrym przykładem jest Uniejów. Lokalizacja w centralnej Polsce, z łatwym dojazdem – choćby z Warszawy czy z Łodzi i doskonałe połączenie „biznesowości” z rekreacją to nie jedyne zalety. Poza słynnymi na cały kraj wodami termalnymi (i świetnym parkiem wodnym, gdzie można z nich skorzystać w pełni), znajdziemy tu niebanalną bazę konferencyjną. Sale w Zamku Arcybiskupów Gnieźnieńskim, prawdziwym Kasztelu Rycerskim czy Zagrodzie Młynarskiej, oddające klimat wieków dawnych zrobią wrażenie nawet na najbardziej wymagających – i to jakie!

 

Po trzecie: dostosowanie się do międzynarodowych gości

Co to oznacza? Tyle, że warto zwrócić uwagę na:

• wiek i płeć uczestników – choć w komunikacji biznesowej ma pomniejsze znaczenie, są to informacje istotne, jeśli dla gości chcemy zorganizować dodatkowe rozrywki (spływ kajakowy dla grupy młodych uczestników jest ok, ale jeśli średnia wieku to 60+, może lepiej postawić na wycieczkę krajoznawczą czy warsztaty piwowarstwa?),
• ich narodowość – czy mamy grono zupełnie międzynarodowe, czy uczestnicy to np. głównie Polacy i Włosi? Dostosujmy to tej informacji menu i program eventów oraz system tłumaczeń,
• czas przyjazdu i środek lokomocji, którym uczestnicy dotrą na konferencję – upewnijmy się, że każdy dość otrzymał dokładne instrukcje, jak dojechać na miejsce, a w razie problemu – zaproponujmy pomoc – choćby w znalezieniu noclegu, dobrej restauracji czy innych rozrywek,
• języki, którymi posługują się goście – zazwyczaj międzynarodowe konferencje odbywają się po angielsku. Upewnijmy się jednak, że nie będą potrzebni tłumacze i w razie potrzeby, zapewnijmy wsparcie;
• szczególne potrzeby i preferencje – czy wśród gości są osoby niepełnosprawne, którym trzeba zapewnić np. dostęp do odpowiedniego podjazdu? A może pośród zaproszonych są wegetarianie lub osoby niejedzące wieprzowiny? Takie detale będą miały znaczenie dla ostatecznego odbioru eventu.

 

Po czwarte: pełna informacja

Goście z zagranicy, szczególnie, jeśli do Polski trafiają po raz pierwszy, muszą mieć poczucie komfortu i bezpieczeństwa. A to zagwarantuje im przede wszystkim rzetelna informacja. Przygotowując pakiet informacyjny dla uczestników międzynarodowej konferencji, upewnij się, że znajdą się w nim dane takie jak:

• precyzyjny harmonogram eventu – koniecznie w języku angielskim, z uwzględnieniem czasu przeznaczonego na poszczególne dyskusje, prezentacje, warsztaty oraz przerwy,
• informacja o opcjonalnych wydarzeniach w trakcie konferencji – organizowanych dla uczestnikach wycieczkach, prezentacjach, dodatkowych promocjach, ofertach, itp.,
• dokładne miejsce spotkania wraz z mapką dojazdu – warto opisać charakterystyczne budynki i obiekty w pobliżu i stworzyć własną mapkę (mapy Google czasami miewają błędy w oznaczeniu), a także dodać zdjęcie budynku oraz informację o tym, jak dojść na salę, gdzie będzie się odbywać event,
• opcje noclegowe – nawet, jeśli podczas konferencji nie współpracujemy z żadnym hotelem itp., warto uczestnikom wskazać sprawdzone miejsca, gdzie czeka na nich komfortowy nocleg w dobrej cenie,
• przewidywana pogoda – wbrew pozorom, to również ważna informacja, szczególnie dla tych, którzy wybierają się do nas z daleka – tak, by wybrali odpowiedni zestaw ubrań,
• informacje o materiałach dodatkowych, które otrzymają uczestnicy – to ważne z perspektywy późniejszej odprawy bagażowej na lotniskach. Goście z zagranicy – szczególnie ci, którzy myślą o podróży wyłącznie z bagażem podręcznym muszą to uwzględnić,
• informacja o sklepach otwartych w pobliżu – choć może się to wydawać dziwne, np. w krajach takich jak Francja sklepu otwartego wieczorem można ze świecą szukać, więc warto uspokoić uczestników, że zakupy będą mogli zrobić nawet, gdy do celu dotrą w godzinach nocnych,
• dane kontaktowe do organizatora – numer telefonu do osoby mówiącej w języku obcym, która, w razie czego, po prostu pomoże.

Na pierwszy rzut oka – organizacja międzynarodowej konferencji wydaje się być zadaniem skomplikowanym. Tak naprawdę jednak – wystarczy nieco więcej pracy, by osiągnąć sukces.