Jedną z pierwszych rzeczy, na którą należy zwrócić uwagę planując konferencję, jest odpowiedni obiekt. Większość firm organizuje konferencje poza swoją siedzibą, w różnego rodzaju centrach konferencyjnych, restauracjach lub hotelach. Nie robią tego jednak ze względu na brak miejsca w firmie, ale aby nadać imprezie odpowiednią oprawę. Na co należy zwrócić uwagę wybierając najlepsze miejsce na konferencję?

Wybór miejsca konferencji jest niezwykle ważny i często decydować może o powodzeniu wydarzenia. Jednym z decydujących czynników, jakie trzeba wziąć pod uwagę planując tego typu event jest m.in. dogodny dojazd. Uczestnicy konferencji często przyjeżdżają z odległych zakątków kraju lub z zagranicy, dlatego też warto jest wybrać miejsce dobrze skomunikowane lub zapewnić gościom transport. Jeśli wydarzenie jest kilkudniowe, organizatorzy powinni ponadto zadbać o miejsca noclegowe dla uczestników. Hotele, a często i centra konferencyjne posiadają takowe, jeśli jednak nie ma możliwości wynajęcia pokojów w centrum konferencyjnym, należy sprawdzić bazy noclegowe w okolicy. Ważne jednak, aby nie znajdowały się one zbyt daleko od miejsca konferencji i miały z nim dogodne połączenie komunikacyjne.

Wybór lokalizacji

Większość jednodniowych konferencji odbywa się w dużych miastach, jednak w przypadku dłuższych konferencji znacznie zyskują obiekty poza miastem. Po pierwsze, ze względu na niższe koszty prowadzenia działalności, zwykle oferują bardziej atrakcyjne ceny. Po drugie, często wyjazd z miasta stanowi swojego rodzaju oderwanie się od codzienności, co bywa korzystne w przypadku wyjazdów biznesowych czy integracyjnych. Tak więc hotele usytuowane w zamkach czy pałacach stanowią poważną konkurencję dla klasycznych hoteli. I choć teoretycznie większe miejscowości mają więcej do zaoferowania, nie oznacza to, że hotel w małym mieście nie oferuje żadnych dodatkowych rozrywek. Większość obiektów dysponuje całym wachlarzem atrakcji i usług dodatkowych, począwszy od organizacji różnego rodzaju aktywności jak ogniska, kuligi, gra w paintball, wycieczki rowerowe, aż po usługi typu fitness, siłownia, zabiegi spa, kąpiele zdrowotne, itp. Obiekty zlokalizowane w atrakcyjnych turystycznie miejscach oferują także zwiedzanie okolicznych zabytków. Dużą popularnością cieszą się również skanseny czy też miejsca historyczne i stylizowane na takowe. Możliwość noclegu w starym zamku czy odrestaurowanym młynie może być nie lada atrakcją dla gości. Tego typu unikalne miejsce z pewnością stworzy niepowtarzalny klimat oraz sprawi, że uczestnicy długo nie zapomną zjazdu. Tak więc każdy obiekt może mieć swoje plusy i należy wybrać ten najlepiej odpowiadający potrzebom organizacyjnym.

Wyposażenie

W zależności od skali wydarzenia i liczby uczestników, należy wybrać obiekt z odpowiedniej wielkości pomieszczeniami konferencyjnymi. Warto również upewnić się, czy obiekt posiada pełne wyposażenie i niezbędny sprzęt. Obiekt w którym chcemy zorganizować konferencję, powinien być zaopatrzony w dobrej jakości sprzęt informatyczny. W przypadku braku niezbędnych urządzeń będzie trzeba je wypożyczyć, co wpłynie na podniesie kosztów. Ponadto, dobrze, aby sale były klimatyzowane, co jest szczególnie ważne, kiedy urządzamy konferencję wiosną lub latem. Nie bez znaczenia jest również standard obiektu – świadczy to o prestiżu wydarzenia, dlatego aby zrobić wrażenie na zaproszonych gościach, warto poszukać oryginalnych miejsc o wysokim standardzie. O rezerwacji miejsca na konferencję warto pomyśleć kilka miesięcy przed planowanym wydarzeniem, gdyż najpopularniejsze obiekty często mają zarezerwowane terminy z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Catering i obsługa

Kolejną ważną rzeczą podczas konferencji jest catering. W trakcie wydarzenia dobrze jest zaplanować przerwy, podczas których należy zapewnić uczestnikom poczęstunek. Stałym punktem konferencji są przerwy kawowe oraz lunchowe. Jest to szczególnie wskazane w przypadku całodniowych i kilkudniowych konferencji. Przerwy takie pełnia także dodatkową funkcję w postaci integracji uczestników. Obiekty, które posiadają własną kuchnię lub restaurację i mogą zapewnić pełne wyżywienie są sporym ułatwieniem dla organizatorów, bo nie muszą oni dodatkowo wynajmować firmy cateringowej. Nie do przecenienia jest również sprawna obsługa. W obiektach konferencyjnych czy np. hotelach specjalizującym się w obsłudze konferencji najczęściej zatrudnione są osoby odpowiedzialne za współpracę z organizatorami konferencji. W trakcie kilkudniowego spotkania wyszkolony personel w recepcji czy restauracji jest po prostu nie do zastąpienia. Najlepiej pod tym względem wypadają obiekty, które specjalizują się w organizacji tego typu imprez i działają na rynku od wielu lat.