Organizacja konferencji krok po kroku

Konferencja jest szczególnym rodzajem eventu, którego organizacja wymaga umiejętności doskonałego planowania, realizowania i koordynowania działań. Nie jest to sprawa tak prosta, jakby się na pierwszy rzut oka wydawało. W zależności od skali wydarzenia jego przygotowanie wymaga często zaangażowania wielu środków oraz skoordynowania pracy licznej grupy osób. Dlatego też czas, który trzeba przeznaczyć na planowanie tego typu wydarzenia może obejmować od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Istnieją różne rodzaje konferencji – naukowe, biznesowe, handlowe, specjalistyczne – dzisiaj tego typu spotkania organizowane są właściwie w każdej branży.

Planowanie konferencji

Podobnie jak przy organizacji każdego innego przedsięwzięcia, także w przypadku konferencji dobry plan jest kluczowym czynnikiem sukcesu. To od niego zależą wszystkie podejmowane działania. Plan powinien mieć charakter wariantowy, zakładający różne scenariusze, dzięki czemu można będzie przewidzieć, jak potoczy się organizacja przedsięwzięcia i przeprowadzić je jak najlepiej w danych warunkach otoczenia.

sala konferencyjna-1Pierwszym etapem organizacji konferencji jest określenie jej celu oraz grupy odbiorców. Charakter spotkania ma tutaj decydujące znaczenie – od czasu trwania, tematyki, koncepcji spotkania, ilości gości itp. zależy wiele czynników organizacyjnych, np. ustalenie budżetu, wybór prelegentów, lokalizacji, cateringu czy dodatkowych atrakcji. Kolejnym etapem jest ustalenie ram czasowych i szczegółowego harmonogramu wydarzenia. Trzeba pamiętać, że kilkudniowe konferencje wymagają dużo większych przygotowań związanych m.in. z zapewnieniem uczestnikom wyżywienia i zakwaterowania. Warto o tym pomyśleć już na etapie planowania. W przypadku krótkich i nieskomplikowanych wydarzeń program może zawierać tylko ogólne ramy czasowe, jednak jeśli wydarzenie jest bardziej złożone, warto uwzględnić jak najwięcej szczegółów, aby móc wcześniej przewidzieć potencjalne trudności. Opracowanie scenariusza nakreśli również rodzaj współpracy z podwykonawcami oraz pozwoli ustalić przewidywane koszty.

Najlepsze miejsce na konferencję

Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w którym zostanie ono zorganizowane. Lokalizacja spotkania ma duże znaczenie zarówno dla organizatora, jak i uczestników. Wygląd i standard miejsca wydają się być tutaj elementem kluczowym, gdyż świadczą o guście i prestiżu wydarzenia. Wybór najodpowiedniejszego miejsca na konferencję związany jest zwykle z jego szczegółami – liczbą gości, terminem i rozmachem. Dobrze byłoby również połączyć tematykę wydarzenia ze specyfiką miejsca – przykładowo odpowiednim miejscem na konferencję dotyczącą rozwoju lub nowych technologii może być nowoczesne centrum konferencyjne. Z kolei świetną lokalizacją na konferencję architektów byłby obiekt o ciekawych rozwiązaniach konstrukcyjnych. Jednak miejsce konferencji nie zawsze musi być konwencjonalne. Interesującym pomysłem na lokalizację tego typu eventów są także atrakcyjne turystycznie miejsca, np. związane z historią, w otoczeniu zabytków, skansenów. Tego typu unikalne miejsce z pewnością stworzy niepowtarzalny klimat oraz sprawi, że uczestnicy długo nie zapomną zjazdu. Jeśli planowane wydarzenie ma mieć charakter ogólnopolski czy międzynarodowy, warto zwrócić uwagę na dogodny dojazd do miejsca spotkania lub zapewnić uczestnikom transport, a w razie potrzeby również nocleg. Jeśli decydujemy się na dobrze wyposażony i cieszący się powodzeniem obiekt konferencyjny, trzeba mieć na względzie fakt, że termin konferencji należy zarezerwować nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Wybór podwykonawców

Zorganizowanie konferencji jest dużym wyzwaniem logistycznym. Dlatego też wybierając miejsce wydarzenia warto zwrócić uwagę, jakie dodatkowe usługi są w nim oferowane, np. czy dany obiekt zapewnia catering, miejsca noclegowe oraz czy dysponuje sprzętem multimedialnym lub do tłumaczeń symultanicznych. Centra konferencyjne posiadają również często bazy sprawdzonych podwykonawców, z którymi współpracują, dzięki czemu można zaoszczędzić dużo czasu na ich poszukiwaniu. Warto pamiętać, że kluczem do powodzenia wydarzenia jest wybór profesjonalnych współpracowników, na których można liczyć w każdej sytuacji. Organizacja konferencji to przecież także fachowa obsługa gości podczas wydarzenia, dlatego warto zadbać o każdy szczegół.

Dodatkowe atrakcje

Doskonałym uzupełnieniem wydarzenia, jakim jest np. kilkudniowa konferencja, są dodatkowe atrakcje oferowane w miejscu pobytu, które pozwolą uczestnikom zrelaksować się po prelekcjach. Aspekt integracji jest szczególnie ważny w wydarzeniach biznesowych. Z tego względu warto na lokalizacje konferencji i sympozjów wybierać miejsca o bogatym zapleczu zabytkowym i rozrywkowym lub też znajdujące się w miejscach ciekawych turystycznie. Dzięki temu organizowane wydarzenie na długo pozostanie w pamięci uczestników.

66 Comments on Organizacja konferencji krok po kroku

  1. Your comment is awaiting moderation.

    Fantastic postings. Regards!

    viagra and high fat meal high off viagra
    buy viagra online
    watermelon as viagra – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  2. Your comment is awaiting moderation.

    Regards, An abundance of posts.

    viagra counter act with lisinopril hearing viagra
    viagra 100mg
    erotic stories gay viagra – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  3. Your comment is awaiting moderation.

    Great advice. Kudos!

    lakshmi snow white viagra girl female enhancement liquid version viagra niagra
    cheap viagra
    cheap cheap viagra – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  4. Your comment is awaiting moderation.

    Many thanks! Good stuff!

    nude beach viagra tease karides viagra
    cheap viagra
    viagra knights – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  5. Your comment is awaiting moderation.

    Excellent posts. Appreciate it.

    viagra sa kamagra kamagra kamagra lovegra uk viagra
    viagra pills
    does viagra affect blood pressure – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  6. Your comment is awaiting moderation.

    Awesome write ups. Appreciate it!

    how to treat viagra side effects viagra user comments
    viagra for women
    a natural viagra for men – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  7. Your comment is awaiting moderation.

    You revealed that terrifically!

    free viagra no credit card comments on viva viagra
    viagra for women
    no doctor viagra – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  8. Your comment is awaiting moderation.

    You said it adequately..

    viagra elvis commercial viagra makes me light headed
    generic viagra 100mg
    2buy levitra online viagra – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  9. Your comment is awaiting moderation.

    Amazing lots of superb data.

    how does viagra wook simvastatin interactions with viagra
    viagra generic
    viagra usage – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  10. Your comment is awaiting moderation.

    Very good stuff, Thanks a lot!

    cheap viagra overnight delivery no erection viagra
    viagra 100mg
    cheap viagra without prescription usa – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  11. Your comment is awaiting moderation.

    Superb write ups. Thanks a lot.

    viagra pulmonary heart how long can viagra be frozen
    buy generic viagra
    viagra at wal mart – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  12. Your comment is awaiting moderation.

    Many thanks, Plenty of stuff!

    viagra over the counter viagra stanozolol
    viagra online
    viagra increaser – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  13. Your comment is awaiting moderation.

    Awesome postings. With thanks!

    viagra boring edinburgh pages site all natural alternative to viagra
    generic viagra online
    88 keys stay up viagra – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  14. Your comment is awaiting moderation.

    Reliable stuff. Cheers!

    jonathan adler viagra jar viagra from overseas
    viagra pills
    all natura viagra – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  15. Your comment is awaiting moderation.

    Appreciate it, An abundance of knowledge!

    viagra online canada hugh hefner viagra
    viagra online
    internet viagra pharmacy – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  16. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks. Ample information.

    viagra discount 800 number customer service why viagra would be ineffective
    viagra for women
    viagra birthday cards – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  17. Your comment is awaiting moderation.

    Many thanks. I enjoy it!

    fda regulations on viagra how to buy viagra
    generic viagra 100mg
    caverta generic for viagra – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  18. Your comment is awaiting moderation.

    Truly many of great data!

    pepsi viagra joke mount and dew how long has viagra been out
    viagra generic
    viagra and cialis use – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  19. Your comment is awaiting moderation.

    You said it adequately..

    herbal womans viagra can catholics use viagra
    cheap viagra
    viagra as ergogenic aid – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  20. Your comment is awaiting moderation.

    Beneficial stuff. Thank you.

    buy viagra now maximum dose viagra
    viagra for sale uk
    subaction showcomments viagra start from online – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  21. Your comment is awaiting moderation.
  22. Your comment is awaiting moderation.

    Factor well taken.!

    viagra worldcanada buy viagra in new york
    viagra online
    cure premature ejaculation viagra – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  23. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks a lot. Numerous postings!

    viagra vs cilias viagra in 1998
    viagra online
    viagra collier – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  24. Your comment is awaiting moderation.

    Cheers. Plenty of posts!

    how do i use viagra buy keyword qoclick com site viagra
    generic viagra
    viagra propecia pain relief headache – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  25. Your comment is awaiting moderation.

    Good stuff. Thank you.

    viagra half dosage or full strength does viagra help after prostate removal
    buy generic viagra
    viagra how works – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  26. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put, With thanks!

    viagra perscription web md viagra
    viagra online
    same drug as viagra – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  27. Your comment is awaiting moderation.
  28. Your comment is awaiting moderation.

    Valuable knowledge. Appreciate it!

    prices of viagra viagra alternatives otc
    buy viagra
    hero tabs versus viagra – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  29. Your comment is awaiting moderation.

    This is nicely said. !

    viagra and eating a meal generic viagra overnight deliver western union
    viagra 100mg
    average age of viagra users – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  30. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks a lot, Useful information.

    viagra offical site viagra cocaine
    viagra 100mg
    fill pussy with viagra – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  31. Your comment is awaiting moderation.

    You actually mentioned this terrifically!

    piadas de viagra generic viagra release date
    buy generic viagra
    generic viagra 25mg – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  32. Your comment is awaiting moderation.

    Information clearly used!!

    treating viagra indigestion viagra genuine
    viagra generic
    amish viagra usage – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  33. Your comment is awaiting moderation.

    Wow loads of good advice.

    generic viagra online pharmacy rockbottom pharmacy viagra
    viagra generic
    does cvs minute clinic offer viagra – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  34. Your comment is awaiting moderation.

    Seriously all kinds of valuable info!

    viagra nottingham po box best online pharmacy ultram viagra renova
    cheap viagra
    usa online pharmacies that sell viagra – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  35. Your comment is awaiting moderation.

    Terrific write ups. Thank you!

    search viagra viagra edinburgh pages where to buy viagra in bahrain
    viagra for women
    generica viagra sale – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  36. Your comment is awaiting moderation.

    Amazing stuff, Cheers!

    key acquisto viagra viagra user forum
    viagra pills
    female natural viagra – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  37. Your comment is awaiting moderation.

    Perfectly voiced genuinely! !

    brand name viagra silagra cumwithuscom viagra building
    buy viagra
    viagra effects in women – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  38. Your comment is awaiting moderation.

    You made your position very effectively!.

    taladafil versus viagra viagra online brisbane
    viagra online
    find viagra free sites search computer – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  39. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely spoken certainly! .

    buy viagra in great britain retail price for viagra
    viagra for sale uk
    adipex meridia online phentermine prescription viagra – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  40. Your comment is awaiting moderation.

    You actually suggested it adequately.

    generic stats viagra how to sell viagra
    cheap viagra
    generic 500mg viagra – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  41. Your comment is awaiting moderation.

    Amazing all kinds of awesome info!

    does viagra negatively effect orgasm cartoon viagra
    viagra 100mg
    sub lingual viagra response – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  42. Your comment is awaiting moderation.

    With thanks. Quite a lot of forum posts.

    viagra hungry women viagra study low testosterone
    viagra for women
    buy viagra search find 76k – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  43. Your comment is awaiting moderation.

    This is nicely said. .

    generic viagra online pharmacy viagra come in liquid form
    viagra pills
    viagra retin-a ed erectile dysfunction – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  44. Your comment is awaiting moderation.

    Tips very well used..

    free viagra woman viagra melanoma
    generic viagra 100mg
    viagra us news – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  45. Your comment is awaiting moderation.

    Many thanks. Loads of tips!

    2000 cheap daily feb statistics viagra the viagra diaries barbara rose booker
    buy viagra
    viagra ecstasy tablets pills – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  46. Your comment is awaiting moderation.

    Amazing loads of good tips!

    viagra in action buy viagra levitra alternative lavitra
    generic viagra 100mg
    how can i enhance viagra – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  47. Your comment is awaiting moderation.

    You actually said it very well.

    viagra herbal alternative viagra otc
    viagra generic
    ordering viagra online from canada – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  48. Your comment is awaiting moderation.

    Valuable knowledge. Thanks a lot!

    viagra delivery tou days viagra trial offer
    generic viagra
    can you get viagra on prescription – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  49. Your comment is awaiting moderation.

    Fantastic forum posts. Regards!

    viagra pay with paypal viagra 100 mg is safe
    generic viagra 100mg
    viagra blood pressure cuff – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  50. Your comment is awaiting moderation.

    Beneficial knowledge. Thanks.

    viagra thyroid viagra 50 mg side effects
    cheap viagra
    renova viagra renova – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  51. Your comment is awaiting moderation.

    With thanks! I appreciate this.

    ultralow price viagra awesome viagra bull
    generic viagra online
    soft viagra instructions – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  52. Your comment is awaiting moderation.

    You actually said this perfectly!

    viagra wiht women forum achat viagra
    cheap viagra
    generic viagra and cialis soft – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  53. Your comment is awaiting moderation.
  54. Your comment is awaiting moderation.

    With thanks, Quite a lot of posts.

    tequila viagra mexico tiki bar viagra adverse symptoms
    viagra for sale uk
    viagra heart disease may 13 – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  55. Your comment is awaiting moderation.

    Regards! I value it!

    viagra super p force watermallon replace viagra
    generic viagra 100mg
    buy viagra in budapest – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  56. Your comment is awaiting moderation.

    Many thanks, I appreciate this.

    does viagra help ejaculation buy generic soft tab viagra
    cheap viagra
    viagra ethnic discrimination – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  57. Your comment is awaiting moderation.

    Good facts. Appreciate it!

    viagra buy now pay later viagra levitra compared
    viagra generic
    watermelon rind and viagra – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  58. Your comment is awaiting moderation.

    Cheers. Quite a lot of tips!

    sun viagra perscriptions counter over viagra
    generic viagra 100mg
    action of viagra – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  59. Your comment is awaiting moderation.

    Wonderful stuff. Thanks!

    viagra sells online settlement checks for viagra lawsuit
    generic viagra
    search viagra viagra edinburgh – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  60. Your comment is awaiting moderation.

    You stated it fantastically!

    chinese red viagra sildenafil citrate viagra free sites computer search buy
    cheap viagra
    does grapefruit juice potentiate viagra – https://genericviagrarcp.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  61. Your comment is awaiting moderation.

    You reported that terrifically.

    viagra tablet size viagra 50 mg quick dissolve
    generic viagra 100mg
    subaction showcomments viagra smile older – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  62. Your comment is awaiting moderation.
  63. Your comment is awaiting moderation.

    Seriously a good deal of helpful material!

    buy viagra pay with paypal sites computer viagra edinburgh pages
    viagra for women
    viagra pulmonary fibrosis – https://genericviagramsl.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  64. Your comment is awaiting moderation.

    Regards! Numerous postings!

    discount viagra europe viagra in japan
    generic viagra online
    book viagra diaries – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  65. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put, Thanks a lot!

    viagra can cause loss of hearing comparativo viagra cialis
    buy viagra online
    viagra comercial on howard stern – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

  66. Your comment is awaiting moderation.

    You’ve made your point very clearly..

    effects of taking viagra without ed viagra question
    viagra without a doctor prescription
    buy viagra prescription america carisoprodol – https://genericviagrantx.com

    Davidadoky
    Terenceton
    Victoremura

Leave a comment

Your email address will not be published.


*