Organizacja konferencji krok po kroku

Konferencja jest szczególnym rodzajem eventu, którego organizacja wymaga umiejętności doskonałego planowania, realizowania i koordynowania działań. Nie jest to sprawa tak prosta, jakby się na pierwszy rzut oka wydawało. W zależności od skali wydarzenia jego przygotowanie wymaga często zaangażowania wielu środków oraz skoordynowania pracy licznej grupy osób. Dlatego też czas, który trzeba przeznaczyć na planowanie tego typu wydarzenia może obejmować od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Istnieją różne rodzaje konferencji – naukowe, biznesowe, handlowe, specjalistyczne – dzisiaj tego typu spotkania organizowane są właściwie w każdej branży.

Planowanie konferencji

Podobnie jak przy organizacji każdego innego przedsięwzięcia, także w przypadku konferencji dobry plan jest kluczowym czynnikiem sukcesu. To od niego zależą wszystkie podejmowane działania. Plan powinien mieć charakter wariantowy, zakładający różne scenariusze, dzięki czemu można będzie przewidzieć, jak potoczy się organizacja przedsięwzięcia i przeprowadzić je jak najlepiej w danych warunkach otoczenia.

sala konferencyjna-1Pierwszym etapem organizacji konferencji jest określenie jej celu oraz grupy odbiorców. Charakter spotkania ma tutaj decydujące znaczenie – od czasu trwania, tematyki, koncepcji spotkania, ilości gości itp. zależy wiele czynników organizacyjnych, np. ustalenie budżetu, wybór prelegentów, lokalizacji, cateringu czy dodatkowych atrakcji. Kolejnym etapem jest ustalenie ram czasowych i szczegółowego harmonogramu wydarzenia. Trzeba pamiętać, że kilkudniowe konferencje wymagają dużo większych przygotowań związanych m.in. z zapewnieniem uczestnikom wyżywienia i zakwaterowania. Warto o tym pomyśleć już na etapie planowania. W przypadku krótkich i nieskomplikowanych wydarzeń program może zawierać tylko ogólne ramy czasowe, jednak jeśli wydarzenie jest bardziej złożone, warto uwzględnić jak najwięcej szczegółów, aby móc wcześniej przewidzieć potencjalne trudności. Opracowanie scenariusza nakreśli również rodzaj współpracy z podwykonawcami oraz pozwoli ustalić przewidywane koszty.

Najlepsze miejsce na konferencję

Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w którym zostanie ono zorganizowane. Lokalizacja spotkania ma duże znaczenie zarówno dla organizatora, jak i uczestników. Wygląd i standard miejsca wydają się być tutaj elementem kluczowym, gdyż świadczą o guście i prestiżu wydarzenia. Wybór najodpowiedniejszego miejsca na konferencję związany jest zwykle z jego szczegółami – liczbą gości, terminem i rozmachem. Dobrze byłoby również połączyć tematykę wydarzenia ze specyfiką miejsca – przykładowo odpowiednim miejscem na konferencję dotyczącą rozwoju lub nowych technologii może być nowoczesne centrum konferencyjne. Z kolei świetną lokalizacją na konferencję architektów byłby obiekt o ciekawych rozwiązaniach konstrukcyjnych. Jednak miejsce konferencji nie zawsze musi być konwencjonalne. Interesującym pomysłem na lokalizację tego typu eventów są także atrakcyjne turystycznie miejsca, np. związane z historią, w otoczeniu zabytków, skansenów. Tego typu unikalne miejsce z pewnością stworzy niepowtarzalny klimat oraz sprawi, że uczestnicy długo nie zapomną zjazdu. Jeśli planowane wydarzenie ma mieć charakter ogólnopolski czy międzynarodowy, warto zwrócić uwagę na dogodny dojazd do miejsca spotkania lub zapewnić uczestnikom transport, a w razie potrzeby również nocleg. Jeśli decydujemy się na dobrze wyposażony i cieszący się powodzeniem obiekt konferencyjny, trzeba mieć na względzie fakt, że termin konferencji należy zarezerwować nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Wybór podwykonawców

Zorganizowanie konferencji jest dużym wyzwaniem logistycznym. Dlatego też wybierając miejsce wydarzenia warto zwrócić uwagę, jakie dodatkowe usługi są w nim oferowane, np. czy dany obiekt zapewnia catering, miejsca noclegowe oraz czy dysponuje sprzętem multimedialnym lub do tłumaczeń symultanicznych. Centra konferencyjne posiadają również często bazy sprawdzonych podwykonawców, z którymi współpracują, dzięki czemu można zaoszczędzić dużo czasu na ich poszukiwaniu. Warto pamiętać, że kluczem do powodzenia wydarzenia jest wybór profesjonalnych współpracowników, na których można liczyć w każdej sytuacji. Organizacja konferencji to przecież także fachowa obsługa gości podczas wydarzenia, dlatego warto zadbać o każdy szczegół.

Dodatkowe atrakcje

Doskonałym uzupełnieniem wydarzenia, jakim jest np. kilkudniowa konferencja, są dodatkowe atrakcje oferowane w miejscu pobytu, które pozwolą uczestnikom zrelaksować się po prelekcjach. Aspekt integracji jest szczególnie ważny w wydarzeniach biznesowych. Z tego względu warto na lokalizacje konferencji i sympozjów wybierać miejsca o bogatym zapleczu zabytkowym i rozrywkowym lub też znajdujące się w miejscach ciekawych turystycznie. Dzięki temu organizowane wydarzenie na długo pozostanie w pamięci uczestników.

52 Comments on Organizacja konferencji krok po kroku

  1. Your comment is awaiting moderation.

    Really many of amazing information!

    how long viagra last viagra for copd
    cheap viagra
    buy viagra or levitra – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  2. Your comment is awaiting moderation.

    Truly a lot of good information.

    staggered viagra doses female viagra ingredients
    generic viagra online
    real viagra cheap online – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  3. Your comment is awaiting moderation.

    You’ve made your point pretty nicely!!

    viagra 25 mg viagra 25 mg effective
    buy viagra online
    taking old viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  4. Your comment is awaiting moderation.

    You actually stated that very well.

    online prescription viagra generic viagra 100mg
    viagra online
    how to buy viagra from home – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  5. Your comment is awaiting moderation.

    Thank you. Valuable stuff!

    will viagra make my penis harder usda patent expiration date for viagra
    viagra without a doctor prescription
    viagra research – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  6. Your comment is awaiting moderation.

    Truly tons of wonderful data.

    woman’s viagra miller firm won viagra lawsuit
    viagra for sale uk
    girls opinion of boyfrieds on viagra – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  7. Your comment is awaiting moderation.

    Very good facts. Appreciate it.

    viagra and horses 5cheapest viagra substitute sildenafil
    viagra pills
    viagra treats children s lethal hypertension – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  8. Your comment is awaiting moderation.

    Many thanks! Ample material.

    viagra miller is cialis beter dan viagra
    generic viagra
    viagra cialis vs – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  9. Your comment is awaiting moderation.

    Wow plenty of terrific tips!

    viagra on line pharmacy mark martin 1 18 viagra
    viagra for sale uk
    generic viagra fast delivery – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  10. Your comment is awaiting moderation.

    Amazing lots of wonderful information!

    generic viagra in us viagra psychology
    buy viagra
    most porn stars use viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  11. Your comment is awaiting moderation.

    With thanks. Numerous content.

    viagra wisecracks viagra sipari verme
    generic viagra online
    viagra nonline netherlands – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  12. Your comment is awaiting moderation.

    You actually said this exceptionally well.

    cialis new viagra tequila viagra mexico tiki bar
    generic viagra 100mg
    viagra los angeles mastercard – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  13. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put. With thanks.

    wedding viagra on line viagra review
    viagra pills
    buy buy viagra without prescription – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  14. Your comment is awaiting moderation.

    Helpful facts. Regards.

    over counter viagra sales taking partial pill of viagra
    generic viagra 100mg
    buy viagra or levitra – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  15. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put. Cheers!

    effects of alcohol on viagra does the va offer viagra
    viagra for sale uk
    viagra life date – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  16. Your comment is awaiting moderation.

    Kudos. Fantastic information!

    bangkok viagra viagra or other substitute
    viagra for sale uk
    girls night out viagra – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  17. Your comment is awaiting moderation.

    Whoa tons of great data!

    best deal on viagra viagra and niacin
    generic viagra 100mg
    viagra bank fraud – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  18. Your comment is awaiting moderation.

    With thanks! I value this!

    sildenafil viagra and the heart cheap viagra ads
    buy generic viagra
    buy levitra online viagra – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  19. Your comment is awaiting moderation.

    You’ve made your point!

    viagra death lawsuits what happens with viagra and steroids
    generic viagra 100mg
    viagra erection procedure – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  20. Your comment is awaiting moderation.

    Kudos! A good amount of forum posts!

    where can you buy viagra cheap viagra causes blindness and hearing loss
    cheap viagra
    fed oysters viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  21. Your comment is awaiting moderation.

    Whoa loads of helpful knowledge!

    viagra offical site generic viagra contains sildenafil citrate
    generic viagra 100mg
    maximum viagra dosage – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  22. Your comment is awaiting moderation.

    You said it adequately.!

    viagra fertility hunks on viagra gallery
    generic viagra 100mg
    online prescription viagra – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  23. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks a lot, An abundance of facts.

    pwdered viagra where is viagra manufactured
    viagra generic
    viagra approved 1998 – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  24. Your comment is awaiting moderation.

    Terrific postings, Kudos!

    adovart viagra viagra generic walmart
    viagra 100mg
    cheap phizer viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  25. Your comment is awaiting moderation.

    You actually mentioned that very well!

    is all viagra the same does viagra make sex better
    generic viagra online
    how to save buying viagra – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  26. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put. Thanks!

    viagra price shopper use viagra while drunk
    viagra pills
    can a psyciatrist prescribe viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  27. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put, With thanks!

    can viagra be used by women prostatectomy viagra porn photos
    viagra for sale uk
    viagra on an empty stomach – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  28. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks a lot! I value it.

    cvs viagra xost viagra liver damage
    viagra online
    bob dole viagra ad – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  29. Your comment is awaiting moderation.

    Great information. Many thanks!

    jokes birth viagra online pharmacy canada viagra
    viagra pills
    jokes about viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  30. Your comment is awaiting moderation.

    You’ve made your position extremely nicely.!

    100 mg viagra viagra dosage recomendation
    buy viagra
    which is the best generic viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  31. Your comment is awaiting moderation.

    Cheers, I appreciate this.

    buy generic viagra buy how to order viagra online
    viagra for women
    viagra canada pharmacy – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  32. Your comment is awaiting moderation.

    Cheers! I appreciate this.

    canada free sample viagra why is viagra so expensive
    viagra without a doctors prescription
    generic viagra in the us – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  33. Your comment is awaiting moderation.

    Very good forum posts, Appreciate it.

    viagra teen labor herbal forms of viagra
    generic viagra 100mg
    viagra blue – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  34. Your comment is awaiting moderation.

    With thanks, Lots of postings.

    viagra so we could pass the generic viagra kamagra overnight shipping
    viagra for sale uk
    viagra cerebral hemorrage – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  35. Your comment is awaiting moderation.

    You actually revealed it wonderfully!

    viagra sale online a href roofies and viagra
    viagra for sale uk
    best prices on canadian viagra – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  36. Your comment is awaiting moderation.

    Wow a good deal of excellent info.

    fraud herbal viagra company seeking investors generic form of viagra
    viagra without a doctor prescription
    re viagra cialis levitra – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  37. Your comment is awaiting moderation.

    Kudos! An abundance of stuff.

    topamax viagra acheter viagra en ligne de suisse
    viagra without a doctors prescription
    viagra and women – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  38. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put, Thanks a lot!

    questions and answers about viagra pages free find search viagra edinburgh
    viagra without a doctors prescription
    v ritable viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  39. Your comment is awaiting moderation.

    With thanks. Good information.

    viagra faq viagra recipts
    generic viagra online
    discount viagra – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  40. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put, Thanks a lot.

    viagra testimonils viagra email virus
    generic viagra
    is the generic viagra online real – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  41. Your comment is awaiting moderation.

    Beneficial content. Many thanks.

    non prexcription viagra buy cialis online viagra
    buy viagra online
    cost of cialis soft vs viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  42. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put, Appreciate it!

    how good is generic indian viagra viagra herbal substitute
    generic viagra 100mg
    viagra products – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  43. Your comment is awaiting moderation.

    Thank you! Loads of data!

    porn with viagra viagra nasal inhaler
    viagra for women
    try viagra first – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  44. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks a lot! Plenty of data!

    take alternative viagra and take nitrates viagra office
    viagra pills
    treatment for amphetamine viagra combo – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  45. Your comment is awaiting moderation.

    Wow lots of great tips!

    cialis vs viagra dosage equivalents child accidentally given viagra
    buy viagra
    apple cider vinegar instead of viagra – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  46. Your comment is awaiting moderation.

    Regards, Plenty of information.

    try all 3 viagra cialis levitra generic softtabs viagra
    viagra without a doctor prescription
    cheapest viagra prices canada – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  47. Your comment is awaiting moderation.

    Tips effectively regarded.!

    where do i buy viagra online female viagra ingedients
    viagra without a doctors prescription
    viagra tx for hypertension – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  48. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put. With thanks!

    transexuals viagra taking viagra before using penis pump
    viagra for women
    gay sleep viagra – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  49. Your comment is awaiting moderation.

    Useful facts. With thanks!

    cheapest viagra next day delivery uk where to get non prescipt viagra
    generic viagra
    viagra drug test – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  50. Your comment is awaiting moderation.

    This is nicely expressed! .

    status of pfizer copyright on viagra sites computer viagra edinburgh find report
    viagra without a doctors prescription
    discount viagra prescription retail – https://genericviagramsl.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  51. Your comment is awaiting moderation.

    You mentioned this superbly!

    porn stars and viagra natural substitutes for viagra
    viagra for women
    viagra for copd – https://genericviagrarcp.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

  52. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks a lot, A good amount of forum posts.

    erections after taking viagra viagra and grapefruit
    buy generic viagra
    viagra blurry vision – https://genericviagrantx.com

    Keithjum
    Richardoblib
    ErnestoBob

Leave a comment

Your email address will not be published.


*