Organizacja konferencji krok po kroku

Konferencja jest szczególnym rodzajem eventu, którego organizacja wymaga umiejętności doskonałego planowania, realizowania i koordynowania działań. Nie jest to sprawa tak prosta, jakby się na pierwszy rzut oka wydawało. W zależności od skali wydarzenia jego przygotowanie wymaga często zaangażowania wielu środków oraz skoordynowania pracy licznej grupy osób. Dlatego też czas, który trzeba przeznaczyć na planowanie tego typu wydarzenia może obejmować od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Istnieją różne rodzaje konferencji – naukowe, biznesowe, handlowe, specjalistyczne – dzisiaj tego typu spotkania organizowane są właściwie w każdej branży.

Planowanie konferencji

Podobnie jak przy organizacji każdego innego przedsięwzięcia, także w przypadku konferencji dobry plan jest kluczowym czynnikiem sukcesu. To od niego zależą wszystkie podejmowane działania. Plan powinien mieć charakter wariantowy, zakładający różne scenariusze, dzięki czemu można będzie przewidzieć, jak potoczy się organizacja przedsięwzięcia i przeprowadzić je jak najlepiej w danych warunkach otoczenia.

sala konferencyjna-1Pierwszym etapem organizacji konferencji jest określenie jej celu oraz grupy odbiorców. Charakter spotkania ma tutaj decydujące znaczenie – od czasu trwania, tematyki, koncepcji spotkania, ilości gości itp. zależy wiele czynników organizacyjnych, np. ustalenie budżetu, wybór prelegentów, lokalizacji, cateringu czy dodatkowych atrakcji. Kolejnym etapem jest ustalenie ram czasowych i szczegółowego harmonogramu wydarzenia. Trzeba pamiętać, że kilkudniowe konferencje wymagają dużo większych przygotowań związanych m.in. z zapewnieniem uczestnikom wyżywienia i zakwaterowania. Warto o tym pomyśleć już na etapie planowania. W przypadku krótkich i nieskomplikowanych wydarzeń program może zawierać tylko ogólne ramy czasowe, jednak jeśli wydarzenie jest bardziej złożone, warto uwzględnić jak najwięcej szczegółów, aby móc wcześniej przewidzieć potencjalne trudności. Opracowanie scenariusza nakreśli również rodzaj współpracy z podwykonawcami oraz pozwoli ustalić przewidywane koszty.

Najlepsze miejsce na konferencję

Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w którym zostanie ono zorganizowane. Lokalizacja spotkania ma duże znaczenie zarówno dla organizatora, jak i uczestników. Wygląd i standard miejsca wydają się być tutaj elementem kluczowym, gdyż świadczą o guście i prestiżu wydarzenia. Wybór najodpowiedniejszego miejsca na konferencję związany jest zwykle z jego szczegółami – liczbą gości, terminem i rozmachem. Dobrze byłoby również połączyć tematykę wydarzenia ze specyfiką miejsca – przykładowo odpowiednim miejscem na konferencję dotyczącą rozwoju lub nowych technologii może być nowoczesne centrum konferencyjne. Z kolei świetną lokalizacją na konferencję architektów byłby obiekt o ciekawych rozwiązaniach konstrukcyjnych. Jednak miejsce konferencji nie zawsze musi być konwencjonalne. Interesującym pomysłem na lokalizację tego typu eventów są także atrakcyjne turystycznie miejsca, np. związane z historią, w otoczeniu zabytków, skansenów. Tego typu unikalne miejsce z pewnością stworzy niepowtarzalny klimat oraz sprawi, że uczestnicy długo nie zapomną zjazdu. Jeśli planowane wydarzenie ma mieć charakter ogólnopolski czy międzynarodowy, warto zwrócić uwagę na dogodny dojazd do miejsca spotkania lub zapewnić uczestnikom transport, a w razie potrzeby również nocleg. Jeśli decydujemy się na dobrze wyposażony i cieszący się powodzeniem obiekt konferencyjny, trzeba mieć na względzie fakt, że termin konferencji należy zarezerwować nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Wybór podwykonawców

Zorganizowanie konferencji jest dużym wyzwaniem logistycznym. Dlatego też wybierając miejsce wydarzenia warto zwrócić uwagę, jakie dodatkowe usługi są w nim oferowane, np. czy dany obiekt zapewnia catering, miejsca noclegowe oraz czy dysponuje sprzętem multimedialnym lub do tłumaczeń symultanicznych. Centra konferencyjne posiadają również często bazy sprawdzonych podwykonawców, z którymi współpracują, dzięki czemu można zaoszczędzić dużo czasu na ich poszukiwaniu. Warto pamiętać, że kluczem do powodzenia wydarzenia jest wybór profesjonalnych współpracowników, na których można liczyć w każdej sytuacji. Organizacja konferencji to przecież także fachowa obsługa gości podczas wydarzenia, dlatego warto zadbać o każdy szczegół.

Dodatkowe atrakcje

Doskonałym uzupełnieniem wydarzenia, jakim jest np. kilkudniowa konferencja, są dodatkowe atrakcje oferowane w miejscu pobytu, które pozwolą uczestnikom zrelaksować się po prelekcjach. Aspekt integracji jest szczególnie ważny w wydarzeniach biznesowych. Z tego względu warto na lokalizacje konferencji i sympozjów wybierać miejsca o bogatym zapleczu zabytkowym i rozrywkowym lub też znajdujące się w miejscach ciekawych turystycznie. Dzięki temu organizowane wydarzenie na długo pozostanie w pamięci uczestników.

52 Comments on Organizacja konferencji krok po kroku

  1. Your comment is awaiting moderation.

    You have made your point!

    can heart patients use viagra viagra compare prices no questions
    viagra for sale uk
    legitimate viagra generic – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  2. Your comment is awaiting moderation.

    You expressed it adequately.

    viagra kamagra cheap free try viagra
    viagra without a doctors prescription
    how to buy viagra in philippines – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  3. Your comment is awaiting moderation.

    You actually reported that wonderfully!

    cheap genaric viagra kamagra viagra in prison
    viagra generic
    buy viagra search find 76k – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  4. Your comment is awaiting moderation.
  5. Your comment is awaiting moderation.

    Information certainly regarded.!

    buying viagra in canada when viagra doesn’t work any more
    generic viagra
    order viagra australia – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  6. Your comment is awaiting moderation.

    You actually expressed it very well.

    manson pages viagra edinburgh search news canadian cheap viagra
    buy generic viagra
    usa online pharmacies that sell viagra – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  7. Your comment is awaiting moderation.

    Really plenty of good knowledge.

    is generic viagra avaible in india is viagra for women
    viagra without a doctors prescription
    usual dosage of viagra – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  8. Your comment is awaiting moderation.

    You’ve made your point!

    reaction to viagra recommended viagra dosage
    viagra pills
    when will viagra go generic – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  9. Your comment is awaiting moderation.

    Superb data, Kudos!

    stay up viagra models name how much arginine is in viagra
    viagra without a doctor prescription
    viagra tv ad 1999 – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  10. Your comment is awaiting moderation.

    Whoa many of great knowledge.

    viagra lawsuit checks in may 2010 viagra online prescription
    viagra pills
    viagra and hard erection – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  11. Your comment is awaiting moderation.

    Great forum posts. Many thanks.

    viagra patent expire buy viagra online at
    cheap viagra
    movie viagra falls – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  12. Your comment is awaiting moderation.

    Wow loads of amazing advice.

    generic viagra contains sildenafil citrate viagra erection pictures
    generic viagra
    natrual viagra – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  13. Your comment is awaiting moderation.

    Regards! I value this!

    buy viagra in england runny nose and viagra
    generic viagra 100mg
    viagra doping – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  14. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks. Numerous knowledge!

    will viagra treat premature ejaculation fox news viagra women prozac
    generic viagra
    viagra being a controlled substance – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  15. Your comment is awaiting moderation.

    Appreciate it. A lot of facts.

    overnight viagra how taking viagra works
    viagra without a doctors prescription
    viagra uk cheap purchase buy – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  16. Your comment is awaiting moderation.

    You actually revealed it really well.

    heart attack viagra viagra pages edinburgh boring search girl
    viagra pills
    rx canada viagra – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  17. Your comment is awaiting moderation.

    You actually expressed it really well.

    gay viagra porn viagra sales france
    viagra without a doctor prescription
    ladies viagra – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  18. Your comment is awaiting moderation.

    You explained that wonderfully.

    lady-era lady viagra viagra infection
    buy viagra online
    pfizer viagra for sale – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  19. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely spoken indeed. .

    wanted viagra history of viagra
    buy viagra
    pharmacokinetic of viagra – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  20. Your comment is awaiting moderation.
  21. Your comment is awaiting moderation.
  22. Your comment is awaiting moderation.

    Incredible loads of very good info.

    costs of viagra viagra use instructions
    generic viagra 100mg
    viagra board – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  23. Your comment is awaiting moderation.

    You’ve made your position extremely effectively.!

    edinburgh pages search viagra viagra side effects prmature
    buy viagra online
    where topurchase cheap viagra – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  24. Your comment is awaiting moderation.
  25. Your comment is awaiting moderation.

    Wonderful content. Thanks a lot.

    can you overdose on viagra order uk viagra
    cheap viagra
    viagra jokes jokes – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  26. Your comment is awaiting moderation.

    Useful data. Many thanks.

    viagra patent date edinburgh uk viagra news comment moo
    buy viagra
    herbal viagra that works – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  27. Your comment is awaiting moderation.

    Terrific advice. Thank you.

    viagra for diabetes private uk viagra prescription
    generic viagra 100mg
    viagra samples – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  28. Your comment is awaiting moderation.
  29. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks! Ample info!

    viagra prices viagra brisbane lions
    generic viagra online
    using viagra and cialis – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  30. Your comment is awaiting moderation.

    Incredible quite a lot of wonderful material!

    viagra violence viagra what to know
    generic viagra
    fake viagra websites – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  31. Your comment is awaiting moderation.

    Superb info, With thanks.

    viagra alerts google charles linskaill reply viagra heart attack
    buy generic viagra
    viagra triangle in chicago il – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  32. Your comment is awaiting moderation.

    You stated this exceptionally well!

    cialis viagra cough sinus viagra bob
    cheap viagra
    difference between viagra 50mg and 100mg – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  33. Your comment is awaiting moderation.

    Thank you, An abundance of postings!

    is generic viagra available in india viagra and hystamine release
    viagra for women
    viagra hypertension nitroglycerin – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  34. Your comment is awaiting moderation.

    Very good data. Thanks!

    cheap viagra pleasure female free sample viagra
    viagra pills
    men taking viagra pics – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  35. Your comment is awaiting moderation.

    Regards. I appreciate it!

    i want to buy viagra viagra 100mg
    viagra pills
    subaction showcomments viagra thanks online – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  36. Your comment is awaiting moderation.

    Great forum posts, Regards!

    college viagra viagra safe for ladies
    generic viagra 100mg
    viagra edinburgh find search free sites – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  37. Your comment is awaiting moderation.

    Very good posts. With thanks!

    befor after viagra viagra for women trial pak
    generic viagra 100mg
    viagra rxmeds – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  38. Your comment is awaiting moderation.

    Reliable forum posts. Kudos.

    levitra cialis and viagra does viagra help after prostate removal
    viagra for sale uk
    viagra testimonils – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  39. Your comment is awaiting moderation.

    Wonderful facts. Thank you!

    foreign websites viagra levitra patients cialis view generic viagra from india
    viagra for women
    sublingually viagra – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  40. Your comment is awaiting moderation.

    This is nicely said! .

    macular degeneration viagra how safe is viagra from india
    viagra for women
    unnessary viagra use – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  41. Your comment is awaiting moderation.

    Wow all kinds of helpful tips.

    genertic viagra cheapest never mix steroids and viagra
    viagra for women
    youngest person to use viagra – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  42. Your comment is awaiting moderation.

    Cheers! I value it.

    viagra pills uk female liquid viagra
    viagra for sale uk
    charles linskaill find viagra alerts – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  43. Your comment is awaiting moderation.

    Useful material. Cheers!

    scam natural viagra can yo uuse viagra with regaine
    viagra generic
    herbal viagra alternative – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  44. Your comment is awaiting moderation.

    Wonderful postings. Appreciate it.

    sales figures for viagra atenolol and viagra
    viagra online
    viagra industry sales – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  45. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks a lot. A good amount of tips!

    viagra cialis london kamagra impotency from viagra use
    viagra online
    1 generic viagra – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  46. Your comment is awaiting moderation.

    Thanks! Quite a lot of stuff.

    viagra before pumping under arm viagra
    generic viagra
    viagra powerpoint presentation – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  47. Your comment is awaiting moderation.

    You suggested this well.

    viagra games viagra replacement
    generic viagra 100mg
    dennis female viagra – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  48. Your comment is awaiting moderation.

    Whoa lots of amazing tips.

    viagra online bestellen viagra worldcanada
    buy viagra online
    viagra blue candy – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  49. Your comment is awaiting moderation.

    Whoa loads of wonderful tips!

    buy viagra pill make viagra at home
    viagra without a doctor prescription
    joke viagra – https://genericviagrarcp.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  50. Your comment is awaiting moderation.

    This is nicely expressed! !

    viagra herb alternative viagra london
    viagra pills
    is viagra from india safe – https://genericviagrantx.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  51. Your comment is awaiting moderation.

    Kudos. I value this.

    viagra antidepressants viagra experience
    generic viagra 100mg
    dicloxacil viagra – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

  52. Your comment is awaiting moderation.

    Nicely put. Thanks a lot.

    viagra carolina meds online viagra ginko
    viagra pills
    cost of viagra vs cialis – https://genericviagramsl.com

    GeraldKew
    Dwaynejaili
    KevinAerog

Leave a comment

Your email address will not be published.


*