Organizacja konferencji krok po kroku

Konferencja jest szczególnym rodzajem eventu, którego organizacja wymaga umiejętności doskonałego planowania, realizowania i koordynowania działań. Nie jest to sprawa tak prosta, jakby się na pierwszy rzut oka wydawało. W zależności od skali wydarzenia jego przygotowanie wymaga często zaangażowania wielu środków oraz skoordynowania pracy licznej grupy osób. Dlatego też czas, który trzeba przeznaczyć na planowanie tego typu wydarzenia może obejmować od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Istnieją różne rodzaje konferencji – naukowe, biznesowe, handlowe, specjalistyczne – dzisiaj tego typu spotkania organizowane są właściwie w każdej branży.

Planowanie konferencji

Podobnie jak przy organizacji każdego innego przedsięwzięcia, także w przypadku konferencji dobry plan jest kluczowym czynnikiem sukcesu. To od niego zależą wszystkie podejmowane działania. Plan powinien mieć charakter wariantowy, zakładający różne scenariusze, dzięki czemu można będzie przewidzieć, jak potoczy się organizacja przedsięwzięcia i przeprowadzić je jak najlepiej w danych warunkach otoczenia.

sala konferencyjna-1Pierwszym etapem organizacji konferencji jest określenie jej celu oraz grupy odbiorców. Charakter spotkania ma tutaj decydujące znaczenie – od czasu trwania, tematyki, koncepcji spotkania, ilości gości itp. zależy wiele czynników organizacyjnych, np. ustalenie budżetu, wybór prelegentów, lokalizacji, cateringu czy dodatkowych atrakcji. Kolejnym etapem jest ustalenie ram czasowych i szczegółowego harmonogramu wydarzenia. Trzeba pamiętać, że kilkudniowe konferencje wymagają dużo większych przygotowań związanych m.in. z zapewnieniem uczestnikom wyżywienia i zakwaterowania. Warto o tym pomyśleć już na etapie planowania. W przypadku krótkich i nieskomplikowanych wydarzeń program może zawierać tylko ogólne ramy czasowe, jednak jeśli wydarzenie jest bardziej złożone, warto uwzględnić jak najwięcej szczegółów, aby móc wcześniej przewidzieć potencjalne trudności. Opracowanie scenariusza nakreśli również rodzaj współpracy z podwykonawcami oraz pozwoli ustalić przewidywane koszty.

Najlepsze miejsce na konferencję

Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w którym zostanie ono zorganizowane. Lokalizacja spotkania ma duże znaczenie zarówno dla organizatora, jak i uczestników. Wygląd i standard miejsca wydają się być tutaj elementem kluczowym, gdyż świadczą o guście i prestiżu wydarzenia. Wybór najodpowiedniejszego miejsca na konferencję związany jest zwykle z jego szczegółami – liczbą gości, terminem i rozmachem. Dobrze byłoby również połączyć tematykę wydarzenia ze specyfiką miejsca – przykładowo odpowiednim miejscem na konferencję dotyczącą rozwoju lub nowych technologii może być nowoczesne centrum konferencyjne. Z kolei świetną lokalizacją na konferencję architektów byłby obiekt o ciekawych rozwiązaniach konstrukcyjnych. Jednak miejsce konferencji nie zawsze musi być konwencjonalne. Interesującym pomysłem na lokalizację tego typu eventów są także atrakcyjne turystycznie miejsca, np. związane z historią, w otoczeniu zabytków, skansenów. Tego typu unikalne miejsce z pewnością stworzy niepowtarzalny klimat oraz sprawi, że uczestnicy długo nie zapomną zjazdu. Jeśli planowane wydarzenie ma mieć charakter ogólnopolski czy międzynarodowy, warto zwrócić uwagę na dogodny dojazd do miejsca spotkania lub zapewnić uczestnikom transport, a w razie potrzeby również nocleg. Jeśli decydujemy się na dobrze wyposażony i cieszący się powodzeniem obiekt konferencyjny, trzeba mieć na względzie fakt, że termin konferencji należy zarezerwować nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Wybór podwykonawców

Zorganizowanie konferencji jest dużym wyzwaniem logistycznym. Dlatego też wybierając miejsce wydarzenia warto zwrócić uwagę, jakie dodatkowe usługi są w nim oferowane, np. czy dany obiekt zapewnia catering, miejsca noclegowe oraz czy dysponuje sprzętem multimedialnym lub do tłumaczeń symultanicznych. Centra konferencyjne posiadają również często bazy sprawdzonych podwykonawców, z którymi współpracują, dzięki czemu można zaoszczędzić dużo czasu na ich poszukiwaniu. Warto pamiętać, że kluczem do powodzenia wydarzenia jest wybór profesjonalnych współpracowników, na których można liczyć w każdej sytuacji. Organizacja konferencji to przecież także fachowa obsługa gości podczas wydarzenia, dlatego warto zadbać o każdy szczegół.

Dodatkowe atrakcje

Doskonałym uzupełnieniem wydarzenia, jakim jest np. kilkudniowa konferencja, są dodatkowe atrakcje oferowane w miejscu pobytu, które pozwolą uczestnikom zrelaksować się po prelekcjach. Aspekt integracji jest szczególnie ważny w wydarzeniach biznesowych. Z tego względu warto na lokalizacje konferencji i sympozjów wybierać miejsca o bogatym zapleczu zabytkowym i rozrywkowym lub też znajdujące się w miejscach ciekawych turystycznie. Dzięki temu organizowane wydarzenie na długo pozostanie w pamięci uczestników.

Pozostaw odpowiedź ErnestoBob Anuluj pisanie odpowiedzi

Your email address will not be published.


*