Dobrze dobrane miejsce to już połowa sukcesu przy organizacji imprezy firmowej. Coraz częściej zwykłe sale szkoleniowe ustępują miejsca kompleksom hotelowym, gdzie część merytoryczną możemy połączyć z relaksacją oraz integracją pracowników. Zatem, gdzie najlepiej zorganizować event?

Określ charakter szkolenia

Przy wyborze miejsca kluczową rolę będą odgrywać: liczba uczestników, termin szkolenia oraz wyposażenie sal konferencyjnych. Salę trzeba dostosować do ilości gości, żeby niepotrzebnie nie przepłacać. Jeśli planujemy wyjazd na dłużej niż  jeden dzień, to miejsce spotkania może być bardziej oddalone od siedziby firmy. Natomiast przy kilkugodzinnych szkoleniach raczej nie warto zmuszać pracowników do tracenia czasu na długą podróż. Bardzo kluczową kwestią jest również wyposażenie pomieszczenia, w którym będą przeprowadzane wykłady. Uczestnicy muszą mieć wygodne miejsca do siedzenia, najlepiej przy biurkach (możliwość notowania), sala powinna posiadać rzutnik multimedialny i komputer dla prelegenta. Oczywiście istnieją różne typy szkoleń. Jedne są prowadzone w formie wykładowej, inne bardziej sprzyjają współpracy między pracownikami (są oparte na wspólnym rozwiązywaniu zadań). Należy określić charakter spotkania firmowego i dopasować do niego miejsce. W pierwszym przypadku wystarczą wygodne krzesła do siedzenia dla słuchaczy, natomiast w drugim niezbędne będą odpowiednio ustawione stoły i przybory papiernicze.

Wybierz work-life balance

Coraz więcej firm decyduje się połączyć naukę z relaksem oraz zabawą podczas szkoleń firmowych. Wyjście z tradycyjnej roli takiego wyjazdu w kierunku bardziej aktywnej formy spędzania czasu sprzyja integracji między pracownikami oraz pracownikami i szefostwem. Nierzadko atrakcjami są: gry terenowe, paintball, spa, baseny, spoty ekstremalne, wspólne biesiadowanie. Często po części formalnej, następuje czas na odpoczynek. Wiele hoteli oraz ośrodków konferencyjnych wyczuło tendencję na rynku i same proponują dodatkowe rozrywki. Nie trzeba szukać ciekawych pomysłów na spędzenie wolnego czasu w innych miejscach, bo wszystko można dostać w jednym punkcie.

W przypadku imprezy o charakterze „work-life balance” możemy zdecydować się na dłuższywyjazd. Warto jednak pamiętać, że dla pracowników istotną kwestią będzie termin wyjazdu – każdy z nich wolałby odbyć szkolenie w dniach roboczych niż poświęcać na to swój wolny weekend. Jeśli zabieramy całą firmę na kilkudniowy wypad, to trzeba zapewnić wysoki poziom szkolenia oraz kilka atrakcji. Niewątpliwie jedną z zalet może być miejsce zamieszkania. Urokliwe, odrestaurowane zamki z pełną gamą budynków rekreacyjnych zadowolą nawet wybrednych gości. Nie co dzień mamy możliwość gościć w tak ciekawych miejscach, dlatego wyjazd może sporo zyskać w oczach pracowników, jeśli dobierzemy piękne otoczenie.

Atrakcje na wyjazdach szkoleniowych

Charakter zajęć musimy dobrać według upodobań pracowników. Jeśli w firmie przeważają mężczyźni, to przy ustalaniu listy rozrywek nie możemy pominąć preferencji kobiet. Najlepiej nie dobierać zadań wymagających dużej sprawności fizycznej lub bardzo absorbujących czas, ponieważ mała część uczestników weźmie w nich udział. Z tego względu raczej nie zdecydujemy się na wypróbowanie jakiegoś sportu ekstremalnego lub zorganizowanie wielogodzinnej wędrówki. Dobrymi formami relaksu są: basen, spa, warsztaty gotowania / grania na instrumencie, gry integracyjne, bankiet. Przed wyjazdem możemy zaangażować pracowników i zaciekawić ich tematyką szkolenia. Ciekawym pomysłem jest przeprowadzenie krótkiej ankiety, która będzie zawierała kilka propozycji miejsc wyjazdu oraz atrakcji. Ten prosty zabieg pomoże nam poznać oczekiwania i preferencje pracowników. Być może więcej osób woli odpocząć podczas relaksu w spa i jacuzzi niż ścigać się gokardami po okolicy.

Bardzo istotne szczegóły

Najczęściej bywa tak, że na naszą ogólną ocenę zadowolenia składa się suma wielu drobnych szczegółów. Nie inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku szkoleń firmowych. Komfort pokojów noclegowych oraz jakość jedzenia są nie mniej ważne od merytorycznej części szkolenia firmowego. Przed dokonaniem rezerwacji miejsca zdobądź szczegóły o: serwowanym menu, czystości i wyposażeniu pokojów. Poszukaj opinii klientów w internecie o danym hotelu czy ośrodku. Staraj się ustalić wady oraz zalety kilku najciekawszych placówek i wybierz tę, która najbardziej odpowiada oczekiwaniom Twoich pracowników. Do charakteru jednej firmy pasują nowoczesne dania (np. kuchni japońskiej czy meksykańskiej), a inna będzie obstawała za dobrym, domowym jedzeniem. W dużych firmach, gdzie niewiele osób ma bliskie relacje z innymi bardzo kluczowe może okazać się rozmieszczenie pokoi i rozlokowanie osób. Natomiast w małych przedsiębiorstwach wszyscy będą chcieli mieszkać obok siebie, żeby spędzić ze sobą jeszcze więcej czasu i zacieśnić relacje z najbliższymi osobami. Wszystkie elementy mają bardzo ważną rolę w procesie doboru odpowiedniego miejsca.