Kogo zaprosić na konferencję?

Określenie tematyki spotkania w dużym stopniu pozwoli nam ustalić zasięg oraz profil wydarzenia. Przeczytaj, jak sobie poradzić z: wysyłaniem zaproszeń, promowaniem wydarzenia oraz zbieraniem cennych opinii od uczestników konferencji.

1. Zastanów się nad koncepcją wydarzenia i liczbą uczestników

Na początku zawsze jest pewna doza niepewności, ponieważ organizacja konferencji to duże przedsięwzięcie. Jednak wystarczy wymyślenie spójnego przekazu eventu, żeby odnaleźć odpowiedzi na wiele nurtujących kwestii. Musimy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań (Co? Dla kogo? Dlaczego? Gdzie? Kiedy?). Jeśli wymyślimy ciekawy temat spotkania, uda nam się trafić z zaproszeniem do wartościowych prelegentów oraz większość harmonogramu przebiegnie zgodnie z planem, to możemy mieć pewność, że goście uznają konferencję za udaną. Bardzo ważną kwestią pozostaje określenie grupy uczestników. Musimy oszacować ilość osób i ich profil zawodowy. W zależności od charakteru działalności firmy, na konferencji nie może zabraknąć wpływowych osób z branży oraz przedstawicieli mediów. Przed rozpoczęciem komunikacji należy wypracować dobry sposób porozumiewania się, żeby na bieżąco informować uczestników o działaniach związanych z wydarzeniem, a po zakończeniu eventu, otrzymać od nich informację zwrotną. Dobrym pomysłem jest stworzenie specjalnej strony internetowej lub wydzielenie oddzielnej podstrony w firmowym serwisie. Natomiast dla dziennikarzy przygotujmy gotowe notki informacyjne o wydarzeniu oraz kilka zdjęć.

2. Wysyłanie zaproszeń drogą tradycyjną i nowoczesną

Najczęściej praktykowanym sposobem zapraszania gości jest połączenie tradycyjnych metod z nowoczesnymi. Większość osób dostaje informację e-mailową, natomiast część (kluczowi dla nas instytucje oraz ludzie) otrzymują zaproszenie na piśmie. Rejestracja pierwszej grupy osób odbywa się przez stronę internetową, natomiast dane najważniejszych gości po potwierdzeniu przybycia pracownicy firmy wprowadzają ręcznie do systemu. Ważnym zagadnieniem pozostaje utworzenie bazy danych, w której będziemy zarządzać listą uczestników, a w przyszłości posłuży nam jako cenne źródło informacji o naszych potencjalnych klientach i partnerach biznesowych. Rejestracja na wydarzenie powinna zakończyć się około 2 tygodnie przed planowaną konferencją lub w przypadku wyczerpania dostępnej liczby miejsc. Należy pamiętać o założeniu, że pierwszy wariant jest bezpieczniejszy. Jeśli mała liczba osób potwierdziła informację o swojej obecności, to można zmienić salę konferencyjną na mniejszą i ograniczyć koszty. Zaproszenia na konferencję drogą mailingową możemy wysyłać kilkukrotnie do tego samego grona odbiorców. Za każdym razem odsłaniajmy więcej informacji o wydarzeniu, tym samym zachęcając ludzi do zarejestrowania się.

3. Nic dzisiaj nie może obyć się bez dobrej reklamy

Możemy być pewni, że bez skutecznej kampanii informacyjno-marketingowej w różnych mediach, o konferencji nie dowie się duże grono osób oraz opiniotwórcze portale nie napiszą o wydarzeniu. Z tych powodów warto dobrze wypromować konferencję, żeby odnieść sukces. W zależności od profilu zawodowego firmy dobieramy najlepsze kanały komunikacji. Dla firmy informatycznej będą to: portale i gazety branżowe, media społecznościowe, billboardy i plakaty. Warto przemyśleć reklamę na forach internetowych, poczytnych blogach. Nie możemy zapominać o stronie internetowej wydarzenia. Stopniowo aktualizujmy profil wydarzenia o informacje na temat: harmonogramu, prelegentach, dodatkowych atrakcjach (np. wspólnej kolacji po evencie, konkursach). Na bieżąco śledźmy ruch na stronie, obserwujmy statystki i skupiajmy się na miejscach z których trafiają nasi gości do formularza rejestracyjnego.

4. Informacja zwrotna na wagę złota

Otrzymywanie uwag od gości konferencji jest ogromnym źródłem informacji o naszej firmie oraz o samych uczestnikach. W ten sposób możemy poznać ich oczekiwania i znaleźć drogę komunikacji z nowymi klientami. Warto sporządzić tzw. „follow-up”, czyli na przykład przygotować krótką ankietę rozdawaną w trakcie konferencji oraz odbycie kilkudziesięciu rozmów telefonicznych z najbardziej kluczowymi gośćmi kilka dni po wydarzeniu. Należy zapytać o: ocenę wystąpień prelegentów, opinię na temat jakości organizacji konferencji oraz o stosunek do naszej firmy. Im więcej uda się uzyskać dobrych odpowiedzi, tym w przyszłości będziemy potrafili zorganizować lepszy event oraz zbudować bazę osób/firm, do których możemy napisać z ofertą współpracy biznesowej. Po konferencji bardzo ważny jest również monitoring mediów. Powinniśmy sprawdzić, jakie materiały ukazały się w prasie oraz w internecie po wydarzeniu. Z drugiej strony warto także prześledzić, czy wzrosło zainteresowanie naszą firmą na stronie internetowej oraz w kanałach społecznościowych. Zróbmy raport, który ukaże: ile więcej osób odwiedziło nasz portal, o ile wzrosła liczba polubień, czy odszywaliśmy e-maile oraz telefony od nowych klientów. Wszystkie powyższe działania pozwolą nam zmierzyć realny zasięg oraz skuteczność konferencji.

Leave a comment

Your email address will not be published.


*